Trivsel, kvalitet, effektivitet og økonomi

Trivsel, kvalitet, effektivitet og økonomi

Artikel om Kaizen – trivsel, kvalitet, effektivitet og økonomi
– oplæg fra kvalitetscirkelkonferencen

– af Sven Bak-Jensen

Sundhedskur for klinikken:
Trivsel, kvalitet, effektivitet og økonomi

Kaizen: Praktisk værktøj til ledelse og samarbejde
Når alle trives på klinikken, bliver kvaliteten i arbejdet højere, og der bliver arbejdet mere effektivt til gavn for patienter, personale og ejere. Det er den korte version af filosofien bag Kaizen, der var temaet på årets kvalitetscirkelkonference. Kaizen lægger op til en arbejdsform, som passer til moderne menneskers forventninger til en god arbejdsplads. Ansvar, kommunikation, gennemskuelighed og indflydelse på egen arbejdssituation er nogle af nøgleordene. Og de gælder for både ledere og medarbejdere.

Når Kaizen er aktuelt for tandlæger lige nu, skyldes det, at mange føler behov for at udvikle klinik-kens ledelse og samarbejde. Man vil gerne have en effektiv måde at løse de små og store problemer, der opstår på enhver arbejdsplads, og som gør dagligdagen mere besværlig end nødvendigt. Man vil også gerne løbende udvikle klinikken, der jo lige som andre virksomheder skal følge med tiden og forny sig for stadig at kunne tiltrække patienter og medarbejdere. Tandlæger er ikke uddannet til at arbejde med disse opgaver, og skal i øvrigt helst bruge deres tid på tandlægearbejdet. Derfor er der brug for et værktøj, der på enkel og overskuelig vis kan være en effektiv støtte til udvikling og pro-blemløsning på klinikken.

Kaizens vej til danske tandlæger
Det er Sven Bak-Jensen, der i mange har undervist og rådgivet tandlæger om ledelse, samarbejde og økonomi, der har gjort Kaizen klar til danske tandlæger i en dansk udgave. Det er foregået i samarbejde med den svenske tandlæge Gordon Meland, der har en stor del af æren for, at man i Sverige med succes har anvendt denne arbejdsform på tandlægeklinikker, i lægehuse og på sygehuse gennem en årrække.

Gordon Meland drev tidligere en stor og meget effektiv klinik i Trollhättan nord for Göteborg, men måtte forlade erhvervet på grund af allergi. Han tog så en uddannelse som erhvervspilot og arbejdede bl.a. for SAS. Her lærte han meget om praktisk, effektiv kvalitetssikring, og undrede sig over, at der ikke fandtes værktøj hertil for tandlæger. Denne undren førte til, at han fandt frem til Kaizen som en metode, der kunne tilpasses tandlægeklinikker, og han opbyggede på den baggrund en kon-sulentvirksomhed, der nu gennem mere end 10 år har beskæftiget sig med at indføre Kaizen på svenske klinikker og sygehuse. Der er således et stort erfaringsgrundlag som klart viser, at arbejdspladser kan opnå markante forbedringer af trivsel, kvalitet og økonomi ved at indføre og bruge Kaizen.

Problemer = muligheder
Kaizen er værktøjet, der får tingene til at ske “på gulvet”. Det drives af personalet med ledelsens støtte og opmuntring. Glæden og tilfredsheden ved at have ansvar og kunne påvirke, er uendelig mere effektivt end et sparekrav. Eftersom nytten af arbejdet med forbedringer også kommer personalet til gavn, skabes en arbejdsplads med interesserede medarbejdere, som selv driver udviklingsarbejdet nedefra og indefra.

Kaizen er en overordnet arbejdsform for arbejde med udvikling af klinikkens trivsel, kvalitet og effektivitet. Arbejdsformen støttes af forskelligt værktøj, der er samlet i en håndbog. Det basale værktøj i kassen er “problemløsning”. I Kaizen er et problem det samme som en mulighed for forbedring. Når man identificerer et problem, starter man derfor også en positiv udvikling. I Kaizen leder man derfor aktivt efter problemer – store og små – og skaber udvikling ved at sørge for, at de bliver løst. Og det er ikke lederen, men hele personalet, der løser problemerne. Man taler i øvrigt ikke om at løse problemer men om at indføre forbedringer. Når alle har været med til at indføre forbedringerne, føler alle sig også ansvarlige. De indførte fornyelser bliver derved forankret i hele organisationen – det er ikke bare “endnu en af tandlægens gode ideer”.
Foruden problemløsning findes værktøj til bl.a. trivselsmåling, udvikling af samarbejdet, minime-ring af tidsspilde, oprydning og vedligeholdelse, overordnet planlægning m.m. For at arbejdet med disse ting ikke bare skal munde ud i snak, fører de for det meste til at man tager fat på at løse problemer som beskrevet nedenfor.

Problemløsning: 4 søm på væggen
Et problem kan f.eks. være at udstyr ikke fungerer optimalt, at der er rod i materialerne, at oprydningen ikke er god nok eller at der er knas med samarbejdet. Uanset hvad, anvender man i Kaizen samme fremgangsmåde. Derfor er det nemt og hurtigt at tage fat på problemerne, der hvor de opstår, og komme hurtigt i gang med at løse dem.

Problemløsning foregår i fire trin og styres af en Kaizen-seddel, hvor man noterer fremdriften, så alle kan følge med i, hvad der sker. Sedlerne sættes på fire “søm”, der placeres synligt på klinikken. De fire søm repræsenterer de fire trin i problemløsningen:

1. Problem er identificeret. En person eller en gruppe på klinikken bliver opmærksom på et problem og beskriver det kort på en Kaizen-seddel, hvor de også noterer hvilken fordel/gevinst, der vil være ved at løse problemet. Sedlen hænges på søm nummer 1. Ved et ugentligt Kaizenmøde tages sedlen frem, og ordstyreren spørger, hvem der har forslag til løsning/forbedring. De eneste, der ikke må komme med forslag er dem, der har identificeret problemet. Hvis de gør det, bliver problemet nemlig nemt deres og ikke hele klinikkens. På mødet diskuterer man sig frem til et løsningsforslag, og en person bliver ansvarlig for at arbejde videre med den foreslåede forbedring. Denne fremgangsmåde er med til at forankre den kommende løsning i organisationen. Sedlen flyttes nu til søm nummer 2.

2. Løsning er foreslået. Sedler på søm nummer 2 repræsenterer forbedringer, der er ved at blive gennemført. Der arbejdes med de nødvendige indkøb, procedurer eller andet, der skal til, for at forbedringen kan indføres i praksis. Når forberedelserne er færdige og forbedringen testet i praksis i en kort periode, flyttes sedlen til søm nummer 3.

3. Forbedring er testet. På 3. søm hænger sedler, der viser de forbedringer, der er klar til at blive endelig indført. De mangler kun at blive endelig accepteret på et Kaizenmøde – så er de blevet en del af klinikkens standard. Når dette er sket flyttes sedlen til søm nummer 4.

4. Forbedring er gennemført. Efter gennemførelse bliver sedlen hængende på søm nummer 4 indtil der er foretaget en opfølgning, der viser, om klinikken også i praksis har opnået den forbedring/gevinst, der blev stillet i udsigt, da problemet blev identificeret og placeret på første søm. Når opfølgningen er gjort, arkiveres sedlen i klinikhåndbogen, hvor også eventuelle procedurer og retningslinier, der er lavet i forbindelse med forbedringen, sættes ind.

Visuel opfølgning
Det er vigtigt, at både problemløsning og andre udviklingsopgaver på klinikken hele tiden følges op. Opfølgningen vises i form af grafer eller sedler, der placeres et synligt sted, så ingen kan undgå at se dem flere gange om dagen. Åbenhed og synlighed er afgørende for, at udviklingen bliver forankret i hele organisationen, og det er igen afgørende for, at en konstruktiv holdning til kvalitet, effektivitet og udvikling bliver en positiv del af klinikkens kultur. At man hele tiden kan se, at der sker forbedringer, og at man altid kan tage et problem op ved at skrive en seddel, medvirker til at skabe trivsel. Og trivselen kan måles på, hvor mange problemer, der identificeres og hvor mange forbedringer indføres. Jo flere jo bedre. Kurver over identificerede problemer og indførte forbedringer er derfor en vigtig del af opfølgningen.

Tilpasning til den enkelte kliniks situation og ønsker
Kaizen er en rummelig arbejdsform, der i høj grad kan tilpasses den enkelte kliniks situation og ønsker. Der er visse grundlæggende principper og procedurer, som man skal holde fast i, men i øvrigt kan man anvende de dele af systemet, man har brug for. Og man behøver ikke sætte sig ind i andet end det, man bruger. Når man beslutter at indføre Kaizen, udvælger man to medarbejdere, der bliver udannet til interne Kaizenkonsulenter. Sammen med ledelsen og Sven Bak-Jensen planlægger de to interne konsulenter, hvordan Kaizen i praksis skal indføres og fungere på klinikken. I de første måneder er der fortsat jævnlig kontakt med Sven Bak-Jensen, der kan rådgive og coache efter behov. Herefter er Kaizen blevet en integreret del af den måde, klinikken fungerer på.

Ikke vidundermiddel men praktisk værktøj
Kaizen er som enhver god værktøjskasse: Den har stor værdi for dem, der skal udføre arbejdet, men løser ingen problemer af sig selv. Værktøjet får først effekt når nogen bruger det. Det er ikke hammeren, der slår sømmet i – det er tømreren! Før man beslutter at gå i gang, skal man derfor gøre sig klart, om man er villig til gøre den nødvendige indsats med at sætte sig ind i systemet og arbejde konsekvent med det. Er man kun lunken, kan man ikke forvente at opnå den fulde effekt. Går man derimod engageret til opgaven, er der store gevinster at hente med hensyn til både trivsel, kvalitet, effektivitet og økonomi. Det viser erfaringer fra mange svenske tandlægeklinikker, der har arbejdet med Kaizen i en årrække. Herhjemme er vi først lige begyndt, og to “pilotklinikker” er nu ved at gøre deres første erfaringer med Kaizen på dansk. Hvordan det går, kan man læse mere om andet-steds her i bladet.

Hvad betyder “Kaizen”?
“Kaizen” er japansk for “løbende forbedringer”, og fremgangsmåden er den japanske udgave af arbejdet med det amerikanske ledelsesbegreb “continuous improvements”, der i mange år har været god latin for arbejdet med kvalitet i især industrien. Når vi anvender det japanske ord skyldes det, at netop den japanske udgave af denne tankegang havde særdeles stor betydning for opbygning af den kvalitet og effektivitet, der i 80-erne og 90-erne gjorde japansk erhvervsliv overlegne på mange fronter – tænk bare på biler og elektronik. Fra slutningen af 80-erne har mange vestlige virksomheder taget Kaizen til sig med stor succes.

Kontakt

Nørrebrogade 148
2200 København N
Telefon: 35 83 00 33
CVR: 13163987

Mail:peter@tillge.dk
Vi modtager ikke tidsbestilling og afbud på mail
Du kan booke eftersyn online hos vores tandplejere på Nørrebro

Er der noget at bemærke med tænderne bedes du venligst kontakte os på 35830033

Hvis du ønsker et prisoverslag, er det nødvendigt, at vi ser dig fysisk her på klinikken

Sitemap



Vi modtager også mastercard og MobilePay!

Patient information

Klik her for gode råd om daglig tandpleje, aktuelle artikler og links: Patient information

Tandlæge information

Er du tandlæge? Læs hvordan vi kan hjælpe dig - Klik her

Andre artikler

Tandlæge i København

Indilife.dk